IT-Service Käding
Die Chancen, die die Digitalisierung bietet, sind äußerst nützlich im Alltag und bei der Effizienzsteigerung von Arbeitsprozessen. Da die Dokumente stets als Originale in einer Datenbank gespeichert werden, gelten sie als revisionssicher.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, Notizen, Stempel oder Verlaufsinformationen zu den Dokumenten hinzuzufügen. Durch einen Workflow im Bearbeitungsprozess können die Dokumente automatisch an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden. Verschiedene Dokumente können zu Akten zusammengefasst und als einheitliches Objekt betrachtet werden.
Durch Setzten von Terminen in einer Wiedervorlage können wichtige Termine wie Fälligkeiten oder Bearbeitungsdauer genau eingehalten werden.
Der entscheidende Faktor ist jedoch die schnelle Auffindbarkeit eines Dokuments mithilfe selbstgewählter Suchbegriffe. Die Grundlage hierfür bildet eine OCR-Software, die alle Dokumente automatisch scannt und den Inhalt in einer Index-Datei für eine zügige Suche bereitstellt. Dies funktioniert ähnlich wie die Suche mit einem Browser im Internet.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, Notizen, Stempel oder Verlaufsinformationen zu den Dokumenten hinzuzufügen. Durch einen Workflow im Bearbeitungsprozess können die Dokumente automatisch an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden. Verschiedene Dokumente können zu Akten zusammengefasst und als einheitliches Objekt betrachtet werden.
Durch Setzten von Terminen in einer Wiedervorlage können wichtige Termine wie Fälligkeiten oder Bearbeitungsdauer genau eingehalten werden.
Der entscheidende Faktor ist jedoch die schnelle Auffindbarkeit eines Dokuments mithilfe selbstgewählter Suchbegriffe. Die Grundlage hierfür bildet eine OCR-Software, die alle Dokumente automatisch scannt und den Inhalt in einer Index-Datei für eine zügige Suche bereitstellt. Dies funktioniert ähnlich wie die Suche mit einem Browser im Internet.