Die kontinuierlichen Veränderungen in der Kommunikation zwischen Geschäftspartnern, Organisationen und Privatpersonen führen zu einem neuen Umgang mit Dokumenten. Immer häufiger erfolgt der Austausch in digitaler Form, vor allem als PDF-Dokumente.

Trotz dieser Entwicklung werden viele Dokumente noch immer nach traditionellem Denkmuster ausgedruckt und in Aktenordnern archiviert.

Bisher war es gängige Praxis, Dokumente in Papierform zu versenden, zu kopieren, zu verteilen und in Ordnern abzulegen. Diese herkömmliche Vorgehensweise weist einige wesentliche Nachteile auf, die durch einen modernen Ansatz vermieden werden können. Dazu gehören:

• Verlustgefahr durch Katastrophen wie Feuer, Wassereinbruch , Diebstahl oder "falsche Ablage".
• Hohe Kosten für Drucken und Kopieren (Drucktechnik, Papier und Farbe).
• Zeitintensives Suchen nach Informationen und Querverbindungen.
• Hoher Aufwand zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) reduziert oder eliminiert diese Probleme durch die Digitalisierung der Dokumente.

Digitalisierung bedeutet die Erstellung oder Umwandlung von Dokumenten in das bevorzugte Dateiformat PDF während des Arbeitsprozesses oder durch Scannen.